Scrivere a un assistente di intelligenza artificiale dà una sensazione di riservatezza: c'è solo una casella di testo, nessun interlocutore visibile. In realtà ogni messaggio viene inviato ai server di un fornitore, elaborato e, a seconda del servizio e delle impostazioni, conservato per un certo periodo. Non è necessariamente un problema, ma è bene saperlo prima di incollare qualsiasi cosa.
Cosa succede ai tuoi messaggi
Quando usi un chatbot online, in genere succede questo:
- il testo che scrivi e i file che alleghi vengono trasmessi al fornitore;
- il modello li elabora per generare la risposta;
- la conversazione può essere salvata nel tuo account per consentirti di ritrovarla;
- a seconda delle condizioni, il fornitore può conservarla per finalità di sicurezza, prevenzione degli abusi o miglioramento dei modelli;
- in alcuni casi, una parte delle conversazioni può essere esaminata da personale autorizzato.
Le regole cambiano molto da servizio a servizio e tra versioni gratuite, a pagamento e aziendali. Per questo la prima abitudine utile è leggere le impostazioni sulla privacy del servizio che usi, cercando in particolare se i dati vengono usati per l'addestramento e se puoi disattivarlo.
Cosa non incollare mai (o quasi)
Alcune categorie di informazioni meritano una cautela particolare.
- Credenziali. Password, codici di accesso, chiavi API, codici di recupero. Non c'è alcuna ragione per inserirle in un chatbot.
- Documenti d'identità e dati bancari. Carta d'identità, codice fiscale abbinato ad altri dati, IBAN, numeri di carta.
- Dati sanitari, tuoi o di altre persone: referti, diagnosi, terapie.
- Dati di terzi. Email di clienti, curriculum di candidati, informazioni su colleghi. Condividerli può violare obblighi di riservatezza e la normativa sulla protezione dei dati.
- Segreti aziendali. Contratti non pubblici, listini riservati, codice sorgente proprietario, piani strategici, salvo strumenti con garanzie contrattuali adeguate approvati dalla tua organizzazione.
- Informazioni su procedimenti o indagini di cui sei a conoscenza per motivi professionali.
Come ottenere aiuto senza esporre dati
Nella maggior parte dei casi puoi ottenere lo stesso risultato togliendo le informazioni identificative.
Anonimizzare o pseudonimizzare
Invece di incollare l'email di un cliente così com'è, sostituisci i dati: "Il cliente A, titolare di un negozio a [città], lamenta un ritardo nella consegna dell'ordine n. [X]". Il modello può aiutarti a rispondere senza sapere chi è il cliente.
Usare dati fittizi
Se ti serve aiuto per una formula di un foglio di calcolo, crea poche righe di esempio inventate con la stessa struttura dei dati reali.
Descrivere invece di copiare
Per un problema tecnico spesso basta descrivere il comportamento ("la funzione restituisce un errore quando la lista è vuota") e incollare solo la parte rilevante, ripulita da indirizzi interni, nomi di server e credenziali.
| Invece di... | Puoi scrivere... |
|---|---|
| Nome e cognome reale | "Persona A", "il dipendente" |
| Indirizzo completo | "un indirizzo a Milano" |
| Numero di pratica reale | "pratica n. 123" (inventato) |
| File di log integrale | Le righe essenziali, senza IP e utenti |
Impostazioni da controllare
Nei servizi più diffusi trovi di solito opzioni come:
- disattivare l'uso delle conversazioni per l'addestramento;
- chat temporanee che non vengono salvate nella cronologia;
- cancellazione della cronologia e, in alcuni casi, dell'intero account;
- gestione della memoria, se il servizio ricorda informazioni tra una conversazione e l'altra: conviene controllare periodicamente cosa ha memorizzato.
Ricorda che cancellare una conversazione dalla tua interfaccia non sempre significa che sparisca subito dai sistemi del fornitore: le condizioni del servizio indicano i tempi di conservazione.
I tuoi diritti
Se vivi nell'Unione europea, il GDPR si applica anche ai servizi di AI che trattano i tuoi dati personali. Hai, tra gli altri, il diritto di accesso ai dati che ti riguardano e, nei casi previsti, il diritto alla cancellazione (articolo 17). I fornitori sono tenuti a indicare nell'informativa come esercitarli.
Uso in azienda
In un contesto lavorativo, la scelta non è solo personale. Un dipendente che incolla un contratto di un cliente in un servizio gratuito sta di fatto trasferendo dati a un terzo per conto dell'azienda. Per questo è utile che l'organizzazione:
- indichi quali strumenti sono autorizzati;
- preferisca piani aziendali con accordi sul trattamento dei dati;
- spieghi con esempi concreti quali informazioni non vanno inserite;
- offra un'alternativa approvata, perché vietare senza proporre nulla spinge le persone a usare strumenti di nascosto.
Allegati e integrazioni
Molti assistenti oggi leggono file, accedono alla posta, al calendario o ai documenti condivisi. Ogni collegamento amplia ciò che il servizio può vedere. Prima di autorizzarlo, chiediti se serve davvero e concedi l'accesso minimo necessario, per esempio a una sola cartella anziché all'intero archivio.
In sintesi
- Ciò che scrivi a un chatbot viene inviato al fornitore e può essere conservato.
- Non inserire credenziali, dati bancari, dati sanitari, dati di terzi e segreti aziendali.
- Anonimizza, usa dati fittizi o descrivi il problema invece di copiare i dati reali.
- Controlla le impostazioni su addestramento, cronologia e memoria.
- In azienda servono strumenti autorizzati e regole chiare, non solo divieti.
